De zeven regels van PowerPoint

Toegegeven, het schriftelijke-cursus-gehalte is misschien wat hoog, maar ik ga hier toch uitleggen wat de zeven regels van PowerPoint zijn. Waarom? Omdat het heel hard nodig is. Want we maken het nog steeds massaal mee: sprekers die ons in slecht verlichte ruimtes overgieten met lappen tekst, onduidelijke schema’s, niet te lezen cartoons en volstrekt overbodige teksten als ‘Bedankt voor uw aandacht’. En als we het nu alleen zouden lezen: prima. Maar het probleem is dat er iemand voor staat die tegen ons praat. En die vaak ook nog iets anders zegt dan wat er op slide staat. En dat terwijl de oplossing zo simpel is. Houd bij het maken van je slides altijd de volgende zeven regels in gedachten:

1. Een PowerPoint slide is geen document.

   Er is geen lezer die in alle rust de tekst kan bestuderen. Er is een luisteraar die jou probeert te volgen terwijl op de achtergrond informatie voorbij zoeft. Een slide is een billboard: binnen 3 seconden moet duidelijk zijn wat hij communiceert. Doet de slide dat niet dan zit hij de informatie opname gegarandeerd in de weg. Haal er dus zoveel mogelijk overbodige beelden en woorden uit. Less is more.

2. Een PowerPoint slide is geen document.

   Dus maak je slide ook niet zo op. Een toehoorder heeft geen bullets, paragrafen of titels nodig. En al helemaal geen gedetailleerde inhoudsopgave. Jij brengt met het vertellen voldoende structuur aan. Gebruik je slides om je verhaal te illustreren met bijvoorbeeld een enkele foto of een grafiek. Of hooguit een paar steekwoorden. Houd het simpel.

3. Een PowerPoint slide is geen handout.

   Wil je informatie aan de toehoorder meegeven, maak dan een aparte handout. Maar gebruik je handout nooit om mee te presenteren.

4. Een PowerPoint slide is er niet voor jou.

   De slide is er voor de luisteraar. Zorg dat je iets anders verzint om je informatie vast te houden. Bereid je goed voor. Maak een handige geheugensteun. Of gebruik presenter view: een aantekeningvakje onder je slide dat alleen jij te zien krijgt. Maar zorg dat je slide alleen informatie laat zien die functioneel is voor de toehoorder.

5. Een PowerPoint slide mag geen conflicterende informatie bevatten.

   Onze hersenen hebben een verbaal en een visueel kanaal. Als je op slide veel woorden laat zien en daarbij ook nog vertelt dan raakt het verbale kanaal van de luisteraar verstopt. ‘Cognitive overload’ noemen wetenschappers dit. Zet dus zo min mogelijk woorden op je slide. En kies: gebruik een beeld op slide en vertel daarbij. Heb je toch een complete zin nodig (bijvoorbeeld een definitie) lees dan hardop mee zodat je zeker weet dat iedereen hetzelfde doet.

6. Een PowerPoint slide mag nooit vooruit lopen.

   Zorg dat je slide op het juiste moment te zien is. Als jij op een bepaald punt bent moet de slide in beeld komen, niet andersom. Anders conflicteert de slide met je informatie. Zorg dat je slides altijd hetzelfde doen als jij. Wees één met je slides (en dat houdt dus in dat je moet oefenen ja )

7. Een PowerPoint slide is geen knutselwerkje.

   Dus stop met knippen en plakken. Gebruik geen cartoons (ik kan niet lezen en luisteren tegelijk, weet je nog?), gebruik geen obligate stockfoto’s (zoek op Flickr.com een origineel, mooi beeld) en werk niet met 8 verschillende lettergroottes. Gebruik sowieso een lettertype van minimaal 30 punts: een tekst die kleiner is communiceert niet. En waarschijnlijk wist je dit al, maar vermijd effecten als knipperende teksten of invliegende woorden. Allemaal afleiding.

Iedere keer als ik deze regels nog ‘even’ behandel tijdens onze trainingen valt het stil. Laatst merkte een deelnemer op: “Maar als het zo simpel is, waarom doet niet iedereen dit al?’. De spijker op zijn kop zou ik zo zeggen. Dus bevrijd jezelf en je professionele omgeving van het PowerPoint-leed met een simpele beweging: klik dit artikel door. We zijn het waard.

PS: Overal waar PowerPoint staat kan ook Keynote gelezen worden. Of Prezi.

Leer meer over PowerPoint bij onze training Storydesign